Handbuch Budget Management
Inhaltsverzeichnis:
A
Abgeltung von Prüfungstätigkeiten und bestimmten Unterrichts- und Erziehungstätigkeiten
Die Auszahlung dieser Tätigkeiten unterliegt dem jeweiligen Valorisierungsfaktor, basierend auf das Rundschreiben 12/2019.
Vorauszahlungen sind nur dann erlaubt, wenn eine vertraglich vereinbarte Leistung bereits erbracht wurde, die entsprechende Abrechnung allerdings noch nicht vorliegt. Beispiel – Betriebskostenzahlungen an Gemeinden bzw. Anzahlungen für Schulveranstaltungen.
Bewegliche Wirtschaftsgüter, die einen Bruttowert von € 800,00 übersteigen, zählen als Anlagegut und müssen mit Buchwert inventarisiert werden. Ausgaben für die Herstellung eines beweglichen Wirtschaftsguts, die € 800,-- übersteigen, zählen auch als Anlagegut. Hier ist bei der Inventarisierung mit der BHAG Kontakt aufzunehmen.
Reinigungs- und Schulwartepersonal benötigt regelmäßig besondere Arbeitskleidung (Sicherheitsschuhe, Arbeitsmantel). Laut PSA-Verordnung im ArbeitnehmerInnenschutzgesetz ist Schutzbekleidung seitens der Schule alle 2 Jahre bereitzustellen. Für die Bereitstellung einer Arbeitskleidung darf von den Bediensteten kein Selbstbehalt eingenommen werden.
Sämtliche budgetären und buchhalterischen Unterlagen müssen 7 Jahre lang (gerechnet ab Kalenderjahresende) aufbewahrt werden. Alle buchhalterischen Unterlagen (Rechnung, Bestellung, Angebot usw.), die samt Notizen vollständig und leserlich in HV-SAP eingebunden wurden, müssen nicht mehr physisch aufbewahrt werden. Alle Aufzeichnungen von Schulveranstaltungen und ähnliche Unterlagen von LehrerInnen unterliegen weiterhin einer 7-jährigen physischen Aufbewahrungsfrist. Diese Unterlagen müssen an der Schule griffbereit zur Verfügung stehen, um von Eltern jederzeit eingesehen werden zu können.
Um den finanziellen Bedarf einer Schule decken zu können, erhält jede Dienststelle ein autonomes Aufwandsbudget. Daraus sind sowohl alle laufenden Pflichtausgaben wie Energie, Reinigung, Instandsetzung, Reisekosten für LehrerInnen und Wartungskosten, etc., als auch Ausgaben für den laufenden Schulbetrieb und Projekte zu decken.
Außerordentliche Investitionen
Im Rahmen von Bauvorhaben erhalten Schulen ein spezielles Einrichtungsbudget, das nach den Grundsätzen des Rundschreibens 9/2021 zu bewirtschaften ist. Prinzipiell erhält eine Schule nur Mittel für neu errichtete Räume, Ersatzinvestitionen sind immer aus dem laufenden Schulbudget zu tätigen.
B
Das Schulbudget ist immer mit dem ihm zugeteilten Bundeskonto der PSK zu bewirtschaften. Wenn Schulen eine Sponsoringvereinbarung mit einer Bank haben, so sind sämtliche Beschaffungen daraus über die zweckgebundene Gebarung abzuwickeln. Die Eröffnung von Sponsorkonten bedarf der Zustimmung des Bundesministeriums für Finanzen. Sind Konten nicht genehmigt, müssen diese unverzüglich geschlossen werden. Sämtlicher Zahlungsverkehr darf nur über Konten des Bundes abgewickelt werden.
Bargeldverkehr
Barzahlungsverkehr darf nur im unbedingt notwendigen Ausmaß und in dringenden Fällen erfolgen. Der Bargeldbestand, der so niedrig wie möglich und nie höher als € 3.000,-- zu sein hat, ist mindestens einmal jährlich und protokolliert von der Schulleitung zu prüfen.
Barein-/ und -auszahlungsblöcke (Fa. Printcom) sind verrechnungspflichtig. Hier ist ein Bestandsverzeichnis zu führen.
Auch wird auf die Bestimmungen betreffend Abwicklung von Zahlstellen (Aushang einer Unterschriftenprobe der Zeichnungsberechtigten) und Schlüsselverzeichnis hingewiesen.
BBG Formblatt "Preisvergleich"
Laut BB-GmbH-Gesetz §4(3) ist auf www.bbg.gv.at eine §4-Meldung durchzuführen, wenn geplant ist, Waren und Dienstleistungen außerhalb des BBG-Angebots zu beschaffen, weil sie günstiger angeboten werden. Nach der Meldung ist eine mehrtägige Frist abzuwarten, da bestimmte Waren und Dienstleistungen verpflichtend über BBG-Zuschlagsunternehmen zu beziehen sind. Erfolgt keine Rückmeldung seitens der BBG, darf das günstigere Angebot beauftragt werden. Die §4-Meldung ist der Rechnung im SAP anzuhängen (siehe Aufbewahrungsfristen).
Bei der Investitionsplanung einer Schule ist das Rundschreiben 9/2021 einzuhalten. Die Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes 2018, BGBl. I Nr. 65/2018 und das Bundesgesetz über die Errichtung einer Bundesbeschaffung GmbH (BB-GmbH-Gesetz, BGBl. I Nr. 39/2001 idF BGBl. Nr. 99/2002 (http://www.bbg.gv.at)) samt den dazu ergangenen Verordnungen sind zu beachten.
Der jährliche Erlass der Bildungsdirektion Salzburg zum Budget ist genau einzuhalten.
Sofern Güter und Dienstleistungen nicht über die BBG zu beschaffen sind, müssen grundsätzlich vor jeder Anschaffung Vergleichsangebote eingeholt werden. Die Bestbieterermittlung ist zwecks Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren (Notiz, Aufbewahrungsfrist beachten).
Beschaffungsaufträge im Wert von über € 400,-- (inkl. UST) haben schriftlich zu erfolgen. Grundsätzlich sollte jedoch jede Bestellung, die außerhalb des E-Shop getätigt wurde, in Form von E-Mail oder Aktenvermerk einen schriftlichen Nachweis haben. Dies ist besonders wichtig bei Lehrpersonal, das eine Bestellbefugnis hat.
Aufträge müssen - sofern noch keine Budgetbindung existiert - unmittelbar nach Bestellung im System HV-SAP als Mittelbindung (offene Post) eingegeben werden. Die Erfassung kann nur unterbleiben, wenn binnen zwei Wochen die Lieferung/Leistung erbracht und durch eine Rechnung dokumentiert wird.
Beschaffungsvorgänge (auch über E-Shop) müssen nach Ihrer Durchführung digital der e-Rechnung angehängt oder physisch aufbewahrt werden (Aufbewahrungsfristen).
Buchhaltungsagentur des Bundes
Die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) ist eine Anstalt öffentlichen Rechts, welche - gegen Entgelt - die Buchhaltungsaufgaben des Bundes für alle anweisenden Organe und für die vom Bund verwalteten Rechtsträger zu besorgen hat. Sie steht zu 100% im Eigentum der Republik. Die BHAG ist für die Ordnung, Erfassung, Aufzeichnung und Weitergabe der Verrechnungsdaten, den Zahlungsverkehr und die Jahresabschlussrechnung des Bundes verantwortlich. Neben den Verrechnungsaufgaben zählt auch die Nachprüfung der Einhaltung der haushaltsrechtlichen Bestimmungen zu den Aufgaben der BHAG. Organisation und Aufgabenverteilung sind im Buchhaltungsagenturgesetz festgelegt.
Der/die DienststellenleiterIn ist für das professionell durchgeführte Budgetmanagement verantwortlich. Zur Professionalität gehören eine bestens ausgebildete Rechnungsführung und ein gut informierter Planungsbeirat.
Die Verpachtung von Schulbuffets wird laut geltendem Vergaberecht und laut Rundschreiben 8/2012 des bmukk abgewickelt. PächterInnen müssen sich mit den gestellten Bedingungen des bmukk bzw. BMBWF sowie der Bildungsdirektion Salzburg einverstanden erklären. Die Schule rechnet die jeweilige Pacht ab und kann diese über die zweckgebundene Gebarung vereinnahmen.
Bundesbediensteten-Schutzgesetz
Laut Bundesbediensteten-Schutzgesetz ist jeder/jedem Bundesbediensteten, die an Bundesdienststellen beschäftigt werden, regelmäßig Arbeitsmedizinische und Sicherheitstechnische Dienstleistung zur Verfügung zu stellen. Die Leistung wird über den E-Shop der BBG abgerufen.
Das BMBWF stellt jeder Schule jährlich ein Budget zur Schulbewirtschaftung zur Verfügung. Dazu gehört auch die Beschaffung von Wirtschafts- und Anlagegütern. Sobald diese bezahlt und inventarisiert worden sind, sind sie Bundeseigentum. Grundsätzlich ist ein Wirtschafts- und Anlagegut der Schule nicht generell Eigentum der Schule, kann aber bei Bedarf an andere Bundesdienststellen über dem Weg der Sachgüterübertragung weitergegeben werden. Dazu erfolgt von der Buchhaltungsagentur des Bundes in Salzburg eine Buchung in Höhe des Restbuchwerts nach Abschreibung (fiktive Zahlung).
C
Aus dem englischen: to control für "steuern", "regeln": Aufgabe des Controllings ist es, im Auftrag des Managements über die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen zu wachen. Für das Schulmanagement ist es wichtig, in allen Angelegenheiten immer wieder Ziele zu definieren und die Einhaltung sowie das Ergebnis zu überwachen (z.B. Budget-Controlling). Steuerungsinstrumente dafür sind ein einheitliches Berichtswesen (zB. Kustodiatsberichte) und ein regelmäßig tagender Planungsbeirat.
D
Daten für Beschaffung und Verrechnung (außerhalb von HV-SAP) müssen regelmäßig gesichert werden. Es empfiehlt sich eine tägliche, wöchentliche und monatliche Sicherung durchzuführen. Beachten Sie, dass sich Datenträger verändern und bei einer Medienumstellung auch Datensicherungen umgestellt werden müssen.
Nachdem Bundeseinrichtungen und -gegenstände grundsätzlich nicht versichert sind, wird polizeilich dokumentierter, gemeldeter und nicht verhinderbarer Einbruchsdiebstahl im Schulgebäude über das reelle Budget ausgeglichen. Wenden Sie sich in diesem Fall an die Bildungsdirektion Salzburg. Wenn Barmittel aus der Kassa der Dienststelle entwendet wurden, muss ebenfalls eine Anzeige bei der nächsten Polizeidienstelle abgegeben werden. Die Unterlage dazu dient als Buchungsbeleg zur Ausgabenbuchung am Konto 6910.000.
Einnahmen und Ausgaben, die nicht endgültig solche des Bundes sind, wie z.B. abrechnungspflichtige Vorschüsse der Eltern für bestimmte Schulveranstaltungen und Lern- und Arbeitsmittel, müssen durchlaufend, also nicht budgetwirksam, verbucht werden. Gerade hier ist Transparenz geboten.
E
Wenn ausnahmsweise ein Eigenbeleg verfasst werden muss, so ist dieser mit einem PC zu erstellen (Word/Excel). Wichtige Bestandteile: Name der Schule, Name und Anschrift des Empfängers, Grund und Datum der Einnahme/Ausgabe, etc.. Handgeschriebene Eigenbelege sind nicht zulässig.
Vor Zahlungen, die im Einzelfall € 7.000,00 übersteigen, wird von der Buchhaltungsagentur des Bundes eine Eilnachricht an das für den Rechnungsleger zuständige Finanzamt abgesetzt. Daraufhin teilt das Finanzamt mit, dass die Zahlung getätigt werden kann oder direkt an das Finanzamt erfolgen muss. Nach Meldung muss eine Frist von 10 Tagen abgewartet werden. Wenn nach Fristablauf kein Einspruch gegen die Zahlung vorliegt, kann die Zahlung durchgeführt werden.
Das Eilnachrichtsverfahren ist auch bei der Abwicklung von Schulveranstaltungen zu beachten.
Erwartet die Schule Einnahmen, ist dafür eine einfache Rechnungslegung notwendig. Die Rechnungen müssen die wichtigsten Bestandteile einer Rechnung aufweisen. Selbstverständlich wird keine Umsatzsteuer angegeben. Diese offene Forderung ist unmittelbar nach ihrer Entstehung im HV-SAP einzugeben.
Energiekosten können gesteuert werden, wenn die Kosten dafür seitens der Schulleitung bekannt sind. Die Energiestatistik ist ein Vergleichsfaktor, in den Jahresaufwandszahlen können Sie Schwankungen erkennen. Schulen können mit Nutzermotivation und Investitionen in die Haustechnik geringere Energiekosten erzielen. Weniger Energiekosten – mehr Geld für pädagogische Interessen! Dabei beraten Sie die MitarbeiterInnen in Ihrer Bildungsdirektion Salzburg.
Mit der Einnahme von Elterngeldern übernimmt die Schule Verantwortung für die korrekte zweckgewidmete Verwendung. Die Höhe der Lern- und Arbeitsmittel muss kalkuliert werden. Vergessen Sie dabei nicht, einen Betrag für Kopien (Blatt Papier inkl. Tonerdruck) einzurechnen. Diese Kalkulation dient dem Schulgemeinschaftsausschuss zur Beschlussfassung, wie viele Mittel in einem Schuljahr von Eltern eingesammelt werden dürfen.
Diese Gelder werden über die durchlaufende Gebarung abgewickelt. Die Schule ist verpflichtet, dem Schulgemeinschaftsausschuss eine schriftliche Abrechnung vorzulegen. Es empfiehlt sich, die Ausgabe dieser Gelder so zu steuern, dass zu Schuljahresende keine Beträge übrigbleiben. Restbeträge, die 10% des ursprünglich eingesammelten Betrages übersteigen, müssen (unbar) refundiert werden. Restbeträge unter 10% dürfen für die/den betreffende/n SchülerIn ins nächste Schuljahr mitgeführt werden. Diese sind in der nächstjährigen Kalkulation zu berücksichtigen.
Es ist nicht erlaubt, dass der Elternverein oder andere fremde Organisationen Lern- und Arbeitsmittel einheben und verwalten. Die korrekte Abrechnung auf dem Bundeskonto dieser von Eltern zur Verfügung gestellten Gelder entlastet die Schulleitung.
Für das zusätzliche Einsammeln von Mitteln zum Besuch von eintägigen Schulveranstaltungen sind den Eltern eine Kalkulation, sowie nach Abrechnung ein schriftlicher Nachweis über die Mittelverwendung, vorzulegen. Der Bund haftet nicht für Gelder, die nicht in die Bundesgebarung (durchlaufende oder zweckgebundene Gebarung) fließen. Es ist daher das Einsammeln von Barbeträgen nur in Ausnahmefällen und auf den Tag der Veranstaltung zu beschränken.
Erzeugnisse und Leistungen des (fach)praktischen Unterrichts
Rundschreiben: RS 12/2020 (ehem. RS 16/2016)
Beschaffungen müssen - wenn möglich - immer über den E-Shop der BBG abgewickelt werden. Danach ist die Bestellung sofort als offene Post zu buchen.
Die Schule darf Gäste zum Essen einladen, wenn diese Einladung im Zusammenhang mit einem Projekt steht. Bundesbedienstete dürfen sich nur dann einladen lassen, wenn diese einen entsprechenden Abzug bei der Reiserechnung angeben. Kosten für Verköstigung von Bundesbediensteten im Zusammenhang einer Prüfungstätigkeit dürfen nicht seitens der Schule finanziert werden.
F
Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss haben automatisch alle Bediensteten, welche das so genannte "Pendlerpauschale" in Anspruch nehmen. Der Anspruch auf Pendlerpauschale (Steuerfreibetrag) sowie Fahrtkostenzuschuss besteht nebeneinander. Die Wegstrecke zwischen Wohnsitz und Arbeitsstelle muss mehr als 20 km, wenn ein öffentliches Verkehrsmittel nicht zumutbar ist, mehr als 2 km, betragen. Der Fahrtkostenzuschuss belastet seit 01.01.2013 nicht mehr das Sachbudget der Schule.
Die Anwendung FI AA im HV-SAP dient zur Erfassung, Änderung und Darstellung der Sachvermögenswerte des Bundes (Inventar).
Anwenderdokumentation:
- Anlagen-Kennzahlen und Nutzungsdauer
- Buchungsvorlagen
- Massenänderung
- Massen-SGÜ
- Vereinfachte Anlageninventur
Geliehene oder angemietete Gegenstände (Kopierer, Getränkeautomaten) oder Privatgegenstände (Bilder), die ständig im Schulbereich im Einsatz sind, müssen entsprechend inventarisiert werden.
G
Gebühren für die Überlassung von Bundeseigentum
Es ist nicht zulässig, Gebühren für die Überlassung von Bundeseigentum einzuheben. Dies gilt sowohl für Gegenstände wie Möbel, Spinde, Notebooks, aber auch für Bücher und CD.
Vorschreibungen von Behörden, Gemeinden, etc (zB Wasser, Kanalgebühr, Vertragsvergebührungen) an Anlage-C-Gebäude sind unter "öffentlichen Abgaben" zu begleichen und belasten seit 01.01.2013 das Schulbudget.
Vorschreibungen an Anlage-A-Gebäude (BIG) werden zentral mit dem BMBWF abgerechnet.
Die Aufstellung von Getränkeautomaten, wenn nicht bereits vom Pächter zur Verfügung gestellt, unterliegt stets dem BB-GmbH-Gesetz (Vergleichsangebote). Die Automaten sind mindestens kostenneutral zu betreiben, weshalb die Kosten von Energie, Wasser und anderen Betriebsaufwendungen vor Abschluss eines Aufstellungsvertrags zu kalkulieren sind. Die Gelder sind zweckgebunden einzunehmen.
H
Wenn die Schule eine Honorarnote auszahlt, muss diese von jemandem stammen, der/die nicht Bundesbedienstete/r ist. Vor allem bei Kulturaktivitäten kommen Honorarnoten zur Auszahlung. Zu beachten dabei ist, dass eine e-Rechnung übermittelt wird. Als Beilage zur e-Rechnung kann die Vorlage "Honorarnote für Nicht-Bundesbedienstete" verwendet werden.
Sämtliche Zahlungen an Bundesbedienstete dürfen nur über die Bundesbesoldung erfolgen. Die jeweilige "Honorarnote für Bundesbedienstete" wird an die Bildungsdirektion Salzburg gesandt und darf nicht über die Schule ausbezahlt werden. Die Vergabe der Leistungen (zB. IT-System- und Sicherheitsmanagement) unterliegt den haushalts- und vergaberechtlichen Bestimmungen (BVergG, BBG).
Wird eine Honorarnote von einer/m Bundesbediensteten eingebracht, die/der an einer anderen Bundesbehörde als der Bildungsdirektion Salzburg beschäftigt ist (PH, Universität, Bildungsdirektion eines anderen Bundeslandes), so ist die o.a. Honorarnote samt dem ausgefüllten Beiblatt "Übermittlungsblatt/ZVA" über die Stammschule/-Behörde an die bezugsauszahlende Stelle/Behörde zu leiten.
Die gesamte Verrechnung und Vermögensaufzeichnung des Bundes passiert in der Anwendung HV-SAP.
Anwenderdokumentation HV-SAP:
- Buchungen im SAP - Inventarverwaltung
- Buchungen im SAP - Rechnungsführung
- Buchungen im SAP - Schulleitung
- Buchung einer e-Rechnung (Vorlage bm:ukk)
- Massenänderung - Inventarverwaltung
- Massen-SGÜ
- Massenbeleg Änderungen und Belegjournal
- Mittelbindung und -reservierung anlegen
- Stornoauftrag für SAP-Buchungen an die BHAG
- Umbuchungsbeleg (Sachkontobuchung)
- Zuordnung und Textfeld ändern (Zuordnungsnummer nachtragen)
I/J
Jede/r SchulleiterIn ist für die ordentliche Haushaltsführung und für die ordnungsgemäße Führung des Inventarverzeichnisses (Materialverzeichnisses) verantwortlich. Zur Erfassung, Änderung und Darstellung der Sachvermögenswerte des Bundes dient das Inventarprogramm FI-AA im HV-SAP-System.
Zu inventarisieren sind alle Güter ab einem Bruttowert von € 100,-- stückmäßig und ab einem Bruttowert von € 800,-- wertmäßig (Anlagengut).
Eine Inventur bei Vermögensbestandteilen von besonderem Wert (z.B. Laptops) und eine stichprobenartige Prüfung durch die Schulleitung sind jährlich, eine Generalinventur alle 5 Jahre durch die Generalinventurkommission durchzuführen (BVV 2013). Ebenfalls ist eine Generalinventur durchzuführen, wenn sich die/der InventarverwalterIn ändert. Die Generalinventurkommission wird jeweils vor Durchführung einer Generalinventur durch die Dienststellenleitung neu gebildet und besteht aus mindestens 2 Personen, die die Inventur durchführen, und der Dienststellenleitung selbst.
Die Generalinventur ist mittels einem Protokoll der Bildungsdirektion Salzburg zu melden.
Ausbesserungsarbeiten, Wartungen und sonstige Instandhaltungen werden aus dem Schulbudget finanziert (Konten 61xx – Gebäude, Grund, Boden, Maschinen, ADV). Instandsetzungsarbeiten größeren Ausmaßes werden bei der Bildungsdirektion Salzburg beantragt (Instandhaltungsantrag) bzw. über den/die LiegenschaftseigentümerIn abgewickelt.
IT-Betreuung für das Schul- oder Verwaltungsnetz kann von externen Firmen oder auch von Bundesbediensteten durchgeführt werden. Grundlage ist der vom BMBF ausgearbeitete "Vertrag für IT-Leistungen Hardware (AVB-IT/HW)". Auch wurde ein Vertragsmuster erstellt, dass verwendet werden kann. Die Vergabe der Leistungen unterliegt den haushalts- und vergaberechtlichen Bestimmungen (Vergleichsangebote). Das heißt, das der Schule dafür zur Verfügung stehende Budget kann, muss aber nicht allein für diesen Zweck ausgegeben werden.
Zu beachten dabei ist, dass EDV-KustodInnen Werteinheiten-Einrechnungen für Leistungen vor Ort erhalten, diese Leistungen sich aber von denen der IT-System- und Hardwarebetreuung zu unterscheiden. Nähere Details im Schreiben der Bildungsdirektion Zl. 7357/10-AP/2013.
K
Unter diesem Begriff ist die Beantragung und Bereitstellung von finanziellen Mitteln für die Schule seitens des Bundes gemeint. Die jährliche Kreditanforderung (Budgetantrag) und –zuteilung ist Bestandteil des schulischen Budgetmanagements.
Um einen Überblick über die Kosten der Schule zu erhalten, empfiehlt sich eine regelmäßige, einfache Kennzahlenarbeit: Die durchschnittlichen Kosten für eine bestimmte Ausgabengruppe wird den derzeitigen Jahreszahlen gegenübergestellt. Ihre Bildungsdirektion Salzburg stellt Ihnen gern Durchschnittszahlen von vergleichbaren Schulen zur Verfügung.
Im Rahmen der Schulraumüberlassung oder beim Anschluss von Getränkeautomaten, Kopiergeräten werden Gelder eingehoben, die vor Abschluss einer Vereinbarung kalkuliert werden müssen. Ein Kostendeckungsbeitrag muss in jedem Fall die Kosten von Energie, Wasser, andere Betriebsaufwendungen decken. Der Kostendeckungsbeitrag muss nachweislich aus der zweckgebundenen Gebarung in den Betrieb der Schule fließen. (ZB Energierechnung, Reinigung, Überprüfung von Sportgeräten…).
Kuratorien bei Höheren Technischen Lehranstalten
Kuratorien sind Einrichtungen des Sponsorings. Die Abwicklung der finanziellen Gebarung muss daher nach denselben Richtlinien gelten wie für SponsorInnen. Die finanzielle Abwicklung ist über die zweckgebundene Gebarung zu gewährleisten.
L
Lehrmittel sind Unterrichtssach- und -verbrauchsgüter, welche die Lehrkraft zur Umsetzung des Lehrplanes bzw. Verdeutlichung der Lehrinhalte benötigt, oder die Teil der schulischen Infrastruktur sind (Tafel, Kreide, Beamer, Kopierer, PC samt Software etc.). Diese sind ausschließlich über das Bundes(schul)budget zu finanzieren. Elterngelder sind dafür nicht zu verwenden.
Lern- und Arbeitsmittel benötigen die Schülerinnen zur Erfüllung ihrer Pflichten und stehen in deren Eigentum (Hefte, Füllfeder, Zirkel, Taschenrechner, Tablet/Laptop, Werkstoffe etc.). Diese Beiträge können von Eltern eingehoben werden. Die Abwicklung der Finanzen erfolgt grundsätzlich über die durchlaufende Gebarung. Diese Gelder dürfen nicht für Lehrmittel oder Infrastruktur verwendet und müssen jährlich neu kalkuliert und transparent und centgenau abgerechnet werden. Die jeweiligen Abrechnungen sind den Eltern zur Kenntnis zu bringen (Meldung lt. Terminkalender).
M
Nach jeder Budgetplanung ist es wichtig, die Fixkosten wie auch andere geplante Projektkosten für das laufende Schuljahr im HV-SAP zu binden. Dazu ist eine Mittelreservierung oder -bindung anzulegen.
N
Wenn Schulen Instrumente, Sportgeräte oder ähnliches unentgeltlich an Dritte (SchülerInnen, LehrerInnen) überlassen wollen, gilt § 75 (5) des BHG: "Eine unentgeltliche Nutzungsgestattung darf nur an einen Rechtsträger erfolgen, an dessen Aufgabenerfüllung ein erhebliches Bundesinteresse besteht und der über keine oder nur geringfügige eigene Einnahmen verfügt". Wenn dies nicht der Fall ist, so gilt § 75 (4), der besagt, dass ein entsprechendes Entgelt einzuheben ist (zweckgebundene Gebarung).
O
Stellt die Schule Forderungen (stellt Rechnungen aus – zB für Schulraumüberlassung), so ist diese Forderung im HV-SAP-System einzugeben.
Offene Posten sind Bundesschulden, die im Rechnungseingang zu verzeichnen sind. Im Zuge jeder Beschaffung (Bestellungen über einem Betrag von € 400,--) ist im HV-SAP-System die Reservierung der offenen Zahlungen vorzunehmen (Mittelbindung).
P/Q
Befindet sich ein Schulstandort in einer parkgebührenpflichtigen Zone, so ist die Nutzung eines Schulparkplatzes Gehaltsbestandteil (lt. Einkommenssteuergesetz ein Sachbezug). Der Abzug ist unabhängig davon, in welchem Zeitausmaß der Parkplatz genutzt wird.
Sind die zur Verfügung gestellten Parkplätze absperrbar, so sollte ein Beitrag zur Abgeltung der Betriebskosten eingehoben werden.
Wer seinen Arbeitsplatz in großer Entfernung hat, der kommt in den Genuss eines Pendler-Pauschales. Das Pendler-Pauschale wird in Form eines Steuerfreibetrages gewährt. Das bedeutet, von dem angeführten Betrag zahlen Bedienstete keine Lohnsteuer. Die Berechnung erfolgt nach der Wegstrecke des öffentlichen Verkehrsmittels, unabhängig davon, ob Sie mit dem eigenen PKW oder einem öffentlichen Verkehrsmittel fahren.
Die Verbuchung von Telefongebühren beim Diensthandy erfolgt ausschließlich über den Abbuchungsauftrag.
Professionelles Budgetmanagement benötigt die Einrichtung eines Planungsbeirats.
R
Im Rahmen der zweckgebundenen Gebarung (zB Schulraumüberlassung) ist es notwendig, Rechnungen auszustellen. Verwenden Sie dazu die Hinweise über die Rechnungsmerkmale. Die ausgestellte Rechnung muss im HV-SAP-System als "offene Forderung" geführt werden (Mittelbindung).
Die Rechnungsführung einer Schule ist eine der wichtigen Säulen des Schulmanagements. Ihr/e MitarbeiterIn in diesem Bereich kann Ihnen den tagesaktuellen Budgetstand melden, eine Planungsbeiratsbesprechung professionell vorbereiten. Ein/e versierte/r RechnungsführerIn ist geschult in Haushalts- und Vergaberecht, kennt Umgang und Bestimmungen der BBG. Diese Mitarbeit ermöglicht SchulleiterInnen eine enorme Entlastung im Aufgabenbereich des Wirtschaftsbetriebs Schule. Die wichtigsten Aufgaben der Rechnungsführung sind:
- Führung der Verrechnungsaufschreibungen
- Prüfungen im Gebarungsvollzug
- Aufforderung zur Berichtigung von Anordnungen und Meldung im Beharrungsfall
- Überwachung der Erfüllung der Forderungen und Schulden
- Durchführung des Barzahlungsverkehrs
- Ausfertigung der Einzelaufträge an die Kreditinstitute
- Befugnis zur Ausfertigung von Ersatzanordnungen
- Befugnis zur Prüfung von Aufträgen an Kreditinstitute
- Erstellen der Kassenabrechnung
- Führung des Schlüsselverzeichnisses
- Schlüsselverwahrung für Kassenbehälter
- Verwahrung von Wertsachen und sonstigen sicherungsbedürftigen Sachen
- Verwahrung von Unterschriftsproben und anderen Berechtigungsmerkmalen
- Führung der Endablage
- Vertretungsregelungen
Bei der Einschulung in die Rechnungsführung wird eine Einschulungsmappe mit folgendem Inhalt übergeben:
Formulare und Vorlagen
- Anordnungsbefugnisse bei Bestellungen - Ansuchen um Erteilung
- Anordnungsbefugnisse bei Bestellungen - Entzug
- Bargeldkasse Unterschriftenprobeblatt
- Budget- und Finanzplan samt Controlling
- Budgetplanung zweckgeb. Gebarung - Berechnungsvorlage
- Generalinventur Protokoll
- Geschäftseinteilung - Vorlage
Bundesbedienstete übermitteln ihre Reisegebührenabrechnung von die Schulleitung bestätigt am Dienstweg der Bildungsdirektion Salzburg. Dort wird die Abrechnung von den zuständigen MitarbeiterInnen geprüft und richtiggestellt. Für die Planung des Reisegebührenbudgets ist es wichtig, Kennzahlen zu kennen, um ein bestimmtes Ausmaß an Kosten genehmigen zu können. Wir empfehlen die Vorlage von voraussichtlichen Reisekosten beim Antrag um Genehmigung eines Seminarbesuchs.
Repräsentationsausgaben (Kto. 7232) sind Ausgaben für Pressekonferenzen, Empfänge und Einladungen fremder Delegationen, die im Bereich der Haushaltsführenden Stelle anfallen. An einer Schule zählen Ausgaben für Empfänge als unentgeltliche Abgabe und sind unter 4110 zu verbuchen.
S
Wenn Gegenstände (Bundeseigentum) in einer Bundesdienststelle nicht mehr benötigt werden, so werden diese in der österreichweiten Sachgüterübertragung angeboten. Schulen können anbieten oder auch Gegenstände über die monatlich erscheinende Angebotsliste (erhältlich über die Bildungsdirektion Salzburg) anfordern. Ein ggf. vorhandener Buchwert wird von der Buchhaltungsagentur umgebucht. Details finden Sie in den Richtlinien für den Sachgüteraustausch und Nähere Erläuterungen zur entgeltlichen Sachgüterübertragung des BMF.
Schlüsselverzeichnis
Die Verwaltung des Schlüsselverzeichnisses ist Aufgabe der Rechnungsführung. Wichtig dabei ist, dass bei Ausgabe eines Schlüssels vom Empfänger ein Formular unterzeichnet wird, das genau beschreibt, welcher Schlüssel für welchen Zeitraum weitergegeben wurde. Auch die Konsequenzen bei Verlust des Schlüssels (polizeiliche Meldung!) sollen darauf vereinbart werden.
Rechnungen, die an der Schule einlangen, müssen sofort im HV-SAP-System als Schuldbuchung bearbeitet werden.
Die Neubeschaffung von Schulmöbeln ist grundsätzlich über den BBG-E-Shop abzuwickeln. Sollten andere Möbel benötigt werden, dann sind diese auszuschreiben. Zur Ausschreibung müssen die "Allgemein technischen Bestimmungen zur Ausführung von Schulmöbeln" in der geltenden Fassung beigelegt und die entsprechende Qualitätsprüfung durchgeführt werden.
Einnahmen aus der Schulraumüberlassung müssen über die zweckgebundene Gebarung laufen. Zur Deckung der daraus entstandenen Kosten muss eine Kalkulation erstellt und der berechnete Betrag zweckgebunden für den überlassenen Raum verwendet werden.
Rechtsgrundlage sind die Rundschreiben 80/1994, 48/1995, 74/1995.
Gesamte Rechtsvorschrift für Schulveranstaltungsverordnung 1995, Fassung vom 12.09.2011
Schulveranstaltungen, die mit Ausgaben und Einnahmen verbunden sind, sind immer abrechnungspflichtig! Der/die LeiterIn der Schulveranstaltung hat eine Endabrechnung zu erstellen und zu unterfertigen, in der sämtliche Zahlungsvorgänge dargestellt sind. Die Schulleitung hat dies zu prüfen und zu bestätigen. Um die Kontrollmöglichkeit der Reiserechnung zu gewährleisten, ist dabei auch festzuhalten, ob und allenfalls von wem Freiplätze in Anspruch genommen wurden, da diese die Reiserechnung vermindern. Dabei ist die Aufbewahrungsfrist zu beachten und die Belege müssen in der Schule bereitliegen. Die Bildungsdirektion Salzburg hat das Informationsblatt "Schulveranstaltungen Abwicklung" herausgegeben. Wichtig dabei ist auch, dass ein Eilnachrichtenverfahren bei Bedarf erfolgen muss. Das heißt, es müssen Steuernummer und das zuständige Finanzamt bekannt sein.
Alle Schulveranstaltungen sind direkt über die durchlaufende Gebarung des Bundes abzurechnen.
Das Einheben von Gebühren für Spinde und anderes Bundeseigentum ist nur dann zulässig, wenn es sich dabei um einen Schlüsseleinsatz (Kaution) handelt. Diese Gebühr muss am Ende des Schuljahres wieder zurückgezahlt werden. Unzulässig ist das Vermieten von Spind- oder Garderobenplätzen. Für Anlagen dieser Art hat der Schulerhalter zu sorgen.
Schulen können Sponsoringvereinbarungen mit Unternehmen eingehen. Dabei ist besonders auf vergaberechtliche Bestimmungen zu achten. Verträge mit Unternehmen, bei denen Beschaffungen durchgeführt werden sollen, können nicht eingegangen werden, denn beim Einkauf unterliegen Bundesschulen immer dem BBG-Gesetz. Sollten Schulen Leistungen an Unternehmen vergeben wollen, von denen letztlich die Schule profitiert (Automaten aufstellen) müssen in jedem Fall Vergleichsangebote eingeholt werden. Unbedingt zu beachten sind die Erlässe "Kommerzielle Werbung an Schulen - Verbot aggressiver Geschäftspraktiken" und "Unzulässigkeit von parteipolitischer Werbung an Schulen".
Bei der Beschaffung mittels Sponsorengeld ist folgende Vorgangsweise bei offenen Rechnungen einzuhalten:
- Buchung vom Sponsorkonto auf die zweckgebundene Gebarung des Bundeskontos,
- verrechnen über zweckgebundene Gebarung,
- aufbewahren des Zahlungsaktes samt Vergabeunterlagen wie üblich.
T
In Zeiten von E-Mail und Internet ist die Organisation von Reisen und Schulveranstaltungen nicht mehr mit hohen Kosten verbunden. Dennoch ist es wichtig, LehrerInnen darauf hinzuweisen, dass Vereinbarungen mit VermieterInnen, VeranstalterInnen, etc. stets schriftlich erfolgen müssen. Die Schriftlichkeit garantiert den Nachweis der Vereinbarung und ist günstiger, als ein Telefonat.
Privatgespräche über Diensttelefone müssen mittels Abbuchungsauftrag durchgeführt werden.
U
Wenn aufgrund von budgettechnischen Notwendigkeiten oder Fehlern Umbuchungen nötig sind, so müssen diese im laufenden Rechnungsjahr erfolgen. Schulübergreifende Umbuchungen sind nur in der Bildungsdirektion Salzburg durchführbar.
Das Gesetz legt allgemein fest, dass für jedes Trägermaterial, welches für Aufnahmen/Überspielungen von geschützten Inhalten zum privaten Gebrauch geeignet oder bestimmt ist, die Vergütung zu entrichten ist. Näheres ist im Gesamtvertrag Leerkassettenvergütung geregelt. Schulen erhalten keine Ausnahmeregelung und müssen die Urheberrechtsabgabe in jedem Fall bezahlen.
Jede Schule hat eine UID-Nummer, mit der Beschaffungen im Ausland getätigt werden können. Bei Bestellungen (oder Rechnungsausstellung) muss diese Nummer stets angegeben werden.
V
Wenn die Schule Mittel zur Ausstattung außerordentlicher Investitionen erhält, muss die Vergabe mit Rechnungen und einem Vergabebericht belegt werden. Erst danach werden zugesagte Mittel frei gegeben. Die Vorlage für einen Vergabebericht erhalten Sie in der Bildungsdirektion Salzburg.
In Vergabeprozessen muss sich jede Dienststelle des Bundes an das BB-GmbH-Gesetz und an das BVergG. 2006 halten. Wenn sich eine Schule nicht daran hält, hat dies disziplinarrechtliche Konsequenzen.
Die Vergleichbarkeit von Waren oder Dienstleistungen muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Es ist daher wichtig, dass Angebote von verschiedenen BieterInnen dasselbe Produkt, dieselbe Leistung ausweisen. Die Angebote müssen zur gleichen Zeit ermittelt worden sein und sind in einer Liste zu dokumentieren. Auf dieser Liste soll auch die Bestbieterermittlung und die Begründung zur Vergabe vermerkt sein (Vergabebericht).
Der Verhaltenskodex
- erläutert auf Grundlage der geltenden Rechtslage (Dienstrecht, Strafrecht, …) klar und leicht verständlich, wo potentielle Interessenkonflikte und korruptionsgefährdete Situationen liegen,
- gibt den MitarbeiterInnen Richtlinien und Anhaltspunkte zur Bewältigung solcher Interessenkonflikte und Situationen,
- macht Führungskräfte und Organisationsverantwortliche auf ihre spezielle Verantwortung im Bereich der Korruptionsprävention aufmerksam,
- spricht alle MitarbeiterInnen und Führungskräfte direkt an und
- dient darüber hinaus der Information der BürgerInnen darüber, welche Standards von öffentlich Bediensteten erwartet werden können und dadurch letztendlich auch der Stärkung des Vertrauens der Allgemeinheit in die Verwaltung.
Da der Erfolg des Verhaltenskodex wesentlich davon abhängt, dass MitarbeiterInnen seinen Inhalt kennen und sich mit diesem auch identifizieren, wird er beiliegend allen Bediensteten zur Kenntnis gebracht bzw. sind diese angehalten, sich mit dem Inhalt des Erlasses vertraut zu machen.
Um eine möglichst große Breitenwirkung zu erzielen, ist der Verhaltenskodex auch über die Website des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort abrufbar.
Für dauernde Leistungen und Lieferungen für die Schule (Strom, Wärme, die im Rundschreiben 8/2012 erfassten Buffetbetriebe, Automaten, Kopiergeräte) ist ein schriftlicher Vertrag erforderlich. Die Einhaltung dieser Verträge ist durch die Schulleitung zu überprüfen, die Abwicklung über den Elternverein ist nicht gestattet.
XYZ
Keine Zahlung darf ohne Rechtsgrundlage erfolgen! Daher ist bei Akten und Zahlungen jedenfalls eine Dokumentation anzulegen. Die Bundeshaushalts-Verordnung (BHV) sieht bei Leistung einer Zahlung folgenden Ablauf vor:
- Bestätigung der sachlichen Richtigkeit (Die Person, welche die Lieferung oder Leistung übernommen hat, hat zu bestätigen, dass diese wie bestellt erbracht wurde und keine Mängel vorliegen).
- Bestätigung der rechnerischen Richtigkeit (zB. Rechnungsführung prüft die Rechenvorgänge auf der Rechnung).
Ohne Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit darf keine Rechnung bezahlt werden (§113 BHG 2013 und § 119 BHV 2013).
- Ev. Inventarisierungsvermerk auf der Rechnung und Eintragung ins Inventarverzeichnis,
- ev. Eintragung ins Materialkontenblatt.
- Verbrauchsmaterial, das sofort verbraucht wird: Vermerk "zum sofortigen Verbrauch"
- Schriftliche Anordnung des/der Schulleiterin (Freigabe von Rechnungen im HV-SAP), dass die Zahlung zu leisten ist und die Verrechnungsmerkmale stimmen (§§ 87 und 116 BHG 2013 und §§ 25 und 26 BHV 2013).
- Zahlungsdurchführung: Skonto- bzw. Zahlungsfristen sind immer einzuhalten.
- Alle Belege (Angebote, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung) sind chronologisch geordnet und gesichert mindestens 7 volle Jahre (gerechnet ab Jahresende) aufzubewahren. Seit 2014 gilt die elektronische Belegaufbewahrung für alle Belege, die vollständig und leserlich ins Rechnungsführungsprogramm HV-SAP eingebunden wurden. Diese müssen nach dem Einbinden in SAP nicht mehr physisch aufbewahrt werden. (§§ 82 bis 84 BHV 2013)
Dieser in der BHV vorgesehene Ablauf ist immer einzuhalten, jede Einschränkung, insbesondere mit der Begründung von Arbeitsüberlastung oder Personalengpass ist unzulässig.
Einnahmen, die auf Grund
- § 128a SchOG (Schulraumüberlassung gem. Rundschreiben 48/1995 – primär zur Abdeckung der dadurch entstandenen Mehrausgaben sowie für andere Zwecke der Schule)
- § 128b SchOG (Zahlungen Dritter – Arbeitsmittelbeiträge, Werbung, Sponsoring, Pachteinnahmen)
- §128c SchOG (Entgelte teilrechtsfähiger Einrichtungen für Leistungen des Bundes an die Schule)
erfolgen, müssen über das Bundeskonto verbucht werden und können zweckgebunden verwendet werden – RS 10_2013 und 13/2008. Nicht verbrauchte zweckgebundene Einnahmen gehen in die Rücklage, sie stehen der Schule im Folgejahr zur Verfügung und unterliegen keiner Bindung.